Gold Assists& Mejoras AssisManager 2.0
Presentacion de avances y estado actual de ambos proyectos unificados.
Por que se unificaron ambos proyectos
La mayoria de las funcionalidades del modulo de ordenes en las mejoras eran prerrequisitos directos de Gold Assists. El sistema operaba con controles practicamente inexistentes: con solo colocar una cedula era suficiente para crear una orden, sin importar si el domicilio estaba registrado, si la poliza estaba activa o si los datos del afiliado eran correctos. Los datos cruciales del servicio eran colocados como comentarios, lo que imposibilitaba cualquier trazabilidad.
Afiliados sin control ni validacion
CriticoLos afiliados no estaban actualizados en el sistema: aparecian activos en un sistema e inactivos en otro (Apolo, Acsel, BSP, UNIT). No existia validacion de poliza activa, bastaba con ingresar una cedula para crear una orden sin verificar estatus, cobertura ni limites.
Carga masiva por Excel
CriticoEl sistema no permitia carga de datos via Excel. De 21 contratos de asistencia domiciliaria, mas de 15 son administrados mediante carga de afiliados por Excel, lo que hacia esta funcionalidad indispensable para mantener la base de datos actualizada.
Domicilios sin registro
CriticoNinguna de las cargas ni integraciones manejaba datos de domicilios asegurados. Un afiliado podia solicitar servicios para domicilios de familiares u otras direcciones no registradas sin ninguna restriccion ni validacion.
Cobros de copagos sin garantia
CriticoIntentar realizar cobros de copagos bajo las condiciones antes mencionadas representaba un reto para el personal, ya que se podian generar falsos cobros a clientes que realmente contaban con cobertura vigente.
Estos son solo algunos de los casos mas criticos resumidos. Existen situaciones adicionales derivadas de estas mismas deficiencias.
Alcance del proyecto
4 historias de usuario con funcionalidades clave
Limite anual de servicios
4/4 completadas ✓
- Configuracion de limites anuales por plan
- Alertas automaticas al acercarse/superar limite
- Historial de servicios por afiliado
- Renovacion anual automatica de contadores
Copago por plan
4/4 completadas ✓
- Copago por servicio (Gold Assist)
- Copago por maximo de equipos/instalaciones (Premium)
- Facturacion automatica del copago
- Configuracion diferenciada por producto
Cambio de plan
3/3 completadas ✓
- Modulo para cambiar clientes entre planes
- Auditoria completa de cambios
- Validacion de reglas de negocio
Servicios fuera de limite + AgilPay
1/4 completadas
- Servicio fuera de limite con link de pago
- Cobros domiciliados
- Ventas a clientes directos
- Integracion con plataforma AgilPay
Alcance del proyecto
Modulo de Ordenes 37/42
Alcance del proyecto
Demas modulos
Modulo de Autorizaciones y mejoras de proceso
Funcionalidades adicionales desarrolladas para asegurar el control operativo del sistema.
Autorizaciones en ordenes
Solicitud de autorizacion en el proceso de creacion de ordenes con notificaciones push y espera de aprobacion del supervisor de asistencia correspondiente.
Preguntas por tipo de servicio
Configuracion dinamica de preguntas relevantes por tipo de servicio al momento de crear la orden, administrables desde el modulo de configuracion.
Coordinacion de servicios
Gestion de coordinaciones que permite agendar sin afectar los servicios realizados al cliente dentro del periodo contratado.
Multiples servicios por orden
Capacidad de manejar mas de un servicio por orden, evitando la creacion de ordenes relacionadas para un mismo requerimiento del cliente.
Depuracion masiva de contratos
Se identificaron y actualizaron mas de 1,000 contratos que figuraban como activos en el sistema para asistencia domiciliaria (incluyendo Gold Assists), cuando en realidad solo existian 21 contratos vigentes. Adicionalmente, se depuraron mas de 100 planes de Gold Assists descontinuados que aun permanecian habilitados, lo que imposibilitaba al usuario la configuracion uno a uno y generaba inconsistencias criticas en la operacion.
Volumen total de trabajo
67
Requerimientos totales
Mejoras AssisManager 2.0
53
Completados
79% del total
10
Modulos intervenidos
Ordenes, Clientes, Proveedores, Contrato Prov., Config, Reportes, Facturacion, Carga Masiva, Reembolsos, SLA
4
Funcionalidades nuevas
Autorizaciones, Preguntas, Coordinacion, Multi-servicio
Completados por modulo
Pendiente: Link de pago
Pendiente debido a la necesidad de realizar el pase a produccion en varias etapas.
Deadlines del proyecto
| Hito | Fecha | Estado | Responsable |
|---|---|---|---|
| Cotizacion enviada | Dic 2024 | Completado | Proveedor |
| Firma del contrato Gold Assists | 16 Jun 2025 | Completado | Cliente |
| Inicio del desarrollo | 15 Jul 2025 | Completado | Proveedor |
| Firma contrato Mejoras AssisManager 2.0 | 16 Dic 2025 | Completado | Cliente |
| Mejoras AssisManager 2.0 | Feb 2026 | En progreso | Proveedor |
| Link de pago (pendiente por pase en fases) | Pendiente | En espera | Ambos |
* Los tiempos estan sujetos a la entrega oportuna de insumos por parte del cliente (programas fuentes, accesos a repositorios, canalizacion de requerimientos, pruebas de usuario).
Resumen ejecutivo
67
Mejoras AssisManager 2.0
53 completadas
10
Modulos
intervenidos
18
Subtareas Gold Assists
16 completadas
4
Funcionalidades nuevas
adicionales
85
Requerimientos
en total (ambos)
Puntos clave
- Se completaron 53 de 67 requerimientos de Mejoras AssisManager 2.0, interviniendo 10 modulos del sistema.
- Se desarrollaron 4 funcionalidades adicionales no contempladas en la propuesta original: autorizaciones, preguntas dinamicas, coordinacion de servicios y multi-servicio por orden.
- El link de pago esta pendiente por la estrategia de pase a produccion en fases. El modulo de Reembolsos, Reportes y Facturacion estan pendientes.
- La unificacion de proyectos fue una decision tecnica: las mejoras eran prerrequisitos para Gold Assists.
- Gold Assists avanza al 89% sobre bases solidas gracias a las 53 mejoras ya implementadas.
Joel Espinosa - Espinosa Technology, SRL - Febrero 2026